Как принять на работу дистанционного сотрудника в 2019 году

🕒

На сегодняшний день довольно распространенным видом работы стала – дистанционная. В статье подробно рассмотрим как дистанционный работник должен быть принят в штат компании в 2019 году.

Дистанционная работа и дистанционный работник

Трудовая деятельность на расстоянии или дистанционная работа подразумевает выполнение работником трудовой функции вне местонахождения работодателя, а именно без определенного стационарного места, за пределами офиса компании. Это основное отличие дистанционной работы от обычной, а в остальном отличий практически нет. Работника также необходимо принять в штат компании, у него такие же права, как и у других работников, в том числе по нему должны производиться отчисления на страховые взносы.

Кроме того, дистанционный работник имеет право и на ежегодный отпуск, на декретный отпуск с выплатой соответствующего пособия и на больничный с выплатой больничного пособия.

Преимущества дистанционной работы

Основное удобство такой работы заключается в том, что работник самостоятельно выбирает место выполнения трудовых функций, а значит трудиться он может где угодно – и в кафе, и дома и даже в транспорте. Такой обязанности, как ежедневное посещение офиса работодателя у него нет. Плюсы такой работы есть и у работодателя. Основные преимущества заключаются в экономии на аренде офиса и средствах на оборудование рабочего места сотруднику и др.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Отличие дистанционного работника от надомного

Не следует путать дистанционную работу от надомной работы. Дистанционный работник может быть направлен в командировку, а также ему можно установить конкретный режим работы и прописать это в трудовом договоре.

Надомный работник режиму работы в организации не подчиняется. Трудится «надомник» дома, занимаясь в основном несложной работой. Работодатель при этом обеспечивает таких работников нужным инвентарем или материалом.

В отличие от дистанционных работников, надомники обязаны передавать в отдел кадров документы лично, дистанционные могут это сделать и лично и по электронной почте, либо заказным письмом.

Заключить договор с ним можно на расстоянии, а с надомником это можно делать только лично.

Важно! Дистанционному работнику можно оформить электронную подпись, для этого обратиться нужно в удостоверяющий центр с определенным пакетом документов.

Заключив с дистанционным работником трудовой договор, его экземпляр нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением сотруднику. Сделать это нужно в течение 3-х дней с даты подписания договора, причем договор отправляется только на бумажном носителе.

Как принять на работу дистанционного работника

Для оформления дистанционного работника потребуется получить от него пакет таких документов:

Перечисленные документы работник может отправить электронной почтой, при этом каждую подпись заверить электронной подписью.

Важно! Трудовую книжку дистанционный работник может не предъявлять. В этом случае в трудовом договоре следует указать, что в трудовую книжку запись о приме работника не вносилась.

Сама процедура оформления дистанционного работника не отличается от оформления обычного работника и представляет собой следующие этапы:

К нормативным локальным актам компании относят правила трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, должностные инструкции и т.д. Ознакомить с ними работника нужно до заключения с ним договора, поэтому дистанционному работнику отправляются копии таких документов. Факт ознакомления будущий сотрудник должен подтвердить электронной подписью в ответном письме. Только после этого можно оформлять с работником трудовой договор.

Трудовой договор с дистанционным работником

Основной документ при оформлении на работу дистанционного сотрудника – это трудовой договор. Составляется он по тем же правила, что применяются и к общим трудовым договорам. В договоре указывают данные по двум сторонам договора, а также права и обязанности каждой из сторон (Читайте также статью ⇒ Трудовой договор с удаленным работником 2018: образец заполнения).

Одним из условий, прописываемых в договоре является место работы. В договоре с дистанционником нужно указать, что работа является дистанционной, а в качестве адреса можно указать домашний адрес работника. Если работник указывать свой адрес не хочет, либо указание его адреса невозможно, то можно указать адрес работодателя в качестве места заключения договора.

Рассмотрим основные условия, которые должны содержаться в договоре с дистанционным работником:

При приеме работника на определенный срок это следует зафиксировать в договоре.

Важно! С работником, живущим за границей заключать договор на дистанционный труд нельзя!

Если человек живет за границей, то положения российского трудового законодательства на него не распространяются, он не может обеспечить работнику безопасные условия труда и оплачивать страховые взносы за работника. Поэтому принять дистанционного работника можно только такого, который живет в РФ. Сними живущими за границей лицами можно заключить только договор гражданского-правового характера (Читайте также статью ⇒ Трудовой договор без испытательного срока: образец договора).

Приказ о дистанционной работе

После заключения трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу. Приказ можно оформить по унифицированной форме Т-1, либо разработать форму самостоятельно. В качестве основания указывают договор дистанционного работника, а в качестве условия приема на работу и характера работы указывается дистанционный характер работы.

Важно! Дистанционного работника следует ознакомить с приказом. Для этого приказ отправляют ему письмом по электронной почте, на которое работник должен ответить подтверждением.

Когда на дистанционную работу сотрудника не принимают, а переводят использовать нужно другую форму приказа Т-5. Он издается в том случае, если изменения характера работы происходят с согласия двух сторон. При этом первоначально составить нужно допсоглашение к основному договору с сотрудником, а уже на основании него издать приказ.

Трудовая книжка дистанционного работника

Заполнить трудовую книжку дистанционного работника можно в том случае, если в этом есть необходимость. При этом сама запись делается обычным образом без уточнения какой именно является работа – дистанционной или нет. То есть в книжке указывается наименование работодателя, должность работника и отдел, в который он оформляется. Помимо этого указываются дата и номер приказа о приеме на работу (Читайте также статью ⇒ Ошибки в трудовых книжках 2019 (примеры ошибок, на что влияют, как исправить)).

Трудовая книжка не может быть заполнена в электронном виде, она передается работодателю в оригинале. Если дистанционный работник хочет, чтобы запись в трудовой книжке была, он отправляет ее работодателю заказным письмом, либо лично приезжает в офис.

Законодательная база

Законодательный акт Содержание
Глава 49.1 ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников»
Закон №63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»
Статья 65 ТК РФ «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора»

В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов.

Самое главное для работодателя правильно определить, какая работа действительно дистанционная.

Кадровое делопроизводство

Подготовка на соответствие профстандарту

Программа

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

  1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
  2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

Плюсы для работодателя:

Минусы для работодателя:

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2.  Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

  1. Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
  2. Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
  3. Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

04 05 2017     
trudovik      
Пока нет комментариев

Дистанционная работа в последнее время набирает популярность, в связи с чем в трудовой кодекс была добавлена глава 49.1, регулирующая порядок приема на работу удаленных сотрудников. Удаленный сотрудник должен быть принят в штат в соответствии с ТК РФ, с ним заключается трудовой договор, оформляется нужная кадровая документация, он имеет право на трудовые гарантии, отпуск, оплату больничных. Ниже представлена пошаговая инструкция для кадровиков — как принять на работу дистанционного работника.

Удаленный работник — это такой сотрудник, который осуществляет трудовые функции, согласно инструкции для должности, вне места расположения организации работодателя.

При этом отсутствует прямой контроль начальника над дистанционным подчиненным ввиду удаленности данных лиц друг от друга.

Связь между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством телефона, электронной почты, сети Интернет, почтовой связи.

При приме дистанционного работника опираться нужно на главу 49.1 ТК РФ.

Если работник принимается в организацию не удаленно, то пошаговая инструкция выглядит таким образом.

Содержание главы 49.1:

Как принять на работу удаленных работников — пошаговая инструкция

Если рассмотреть процедуру оформления приема на работу удаленных сотрудников, то можно выделить следующие шаги:

Шаг 1 Достигается устное соглашение о трудоустройстве
Шаг 2 Получается комплект документов от будущего дистанционного работника
Шаг 3 На основании полученной документации формируется трудовой договор
Шаг 4 Электронная копия договора, заверенная электронной подписью руководителя организации, направляется работнику для подписания (если нет возможности подписать договор электронно, то направляется оригинал договора с помощью почтовой связи)
Шаг 5 После подписания работником один экземпляр трудового договора возвращается работодателю
Шаг 6 На основании трудового договора составляется приказ о приеме на работу по форме Т-1
Шаг 7 Удаленному работнику передаются в электронном виде необходимые документы, которые будут регулировать работу такого сотрудника (должностные инструкции, различные положения, внутренние локальные акты предприятия)
Шаг 8 На дистанционного работника заводится личная карточка Т-2
Шаг 9 Если нужна запись в трудовой книжке — то она передается работодателю заказным письмом с описью вложения

Данная пошаговая инструкция в ряде случаев может включать дополнительные шаги, однако в целом процедура регулируется указанным порядком. При этом работодателю нужно четко соблюдать требования гл.49.1 ТК РФ, где оговариваются особенности процедуры трудоустройства дистанционного работника.

Какие документы нужны получить от удаленного работника?

Пакет документации, требуемый для оформления трудоустройства на дистанционную работу, стандартный. Включает в себя такие бумаги:

Если у удаленного работника нет СНИЛС, то получить его он должен самостоятельно ввиду удаленности от места работы.

Полный список документов для приема на работу.

Если есть рекомендательные письма, то их также можно направить работодателю, однако для оформления трудоустройства они особой роли не играют.

Обмен документами между дистанционным работником и работодателем можно произвести с помощью почтовой связи (отправляются заказным письмом документы и их заверенные копии) или с помощью электронного документооборота. Последнее возможно, если у обеих сторон имеется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Изначально указанный комплект документов нужно направить в электронном виде, далее, если того потребует работодатель, их нужно передать в оригинале на бумаге через заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Заключение трудового договора с дистанционным работником

После получения документации от гражданина, работодатель обязан составить трудовой договор, который будет учитывать специфику удаленной работы.

Электронный вариант трудового договора направляется работнику в двух экземплярах, после подписания один экземпляр возвращается работодателю.

После этого в течение трех дней работодатель обязан направить бумажный оригинал трудового договора дистанционному работнику с помощью заказного письма.

Что должно быть в трудовом договоре

Особенности трудового договора при приеме дистанционного работника:

Образец трудового договора с дистанционным работником.

Оформление приказа Т-1

Следующий этап пошаговой процедуры приема на работу удаленного работника — это заполнение приказа о приеме на работу, для этого рекомендуется использовать унифицированный бланк Т-1.

Приказ о приеме на работу составляется стандартным образом, при этом в поле «условия работы» следует указать, что работа носит дистанционный характер.

Скачать образец приказа о приеме дистанционного работника.

Ознакомление работника с внутренними документами организации

Ознакомительная процедура обязательно проводится, несмотря на то, что работник будет трудиться дистанционно, то есть удаленно от места нахождения организации работодателя.

Работнику следует в электронном виде направить следующие документы:

Факт ознакомления подтверждается с помощью постановки дистанционным работником подписи в необходимом месте.

Надо ли вносить сведения о трудоустройстве в трудовую книжку

Данный вопрос решается по желанию работника. Если он хочет, чтобы работодатель внес запись в трудовую книжку, то ее нужно передать заказным письмом работодателю, и последний обязан внести запись о приеме.

Если работнику данная запись не нужна, то трудовая книжка не представляется, и запись не вносится.

Трудовой стаж подтверждает заключенный трудовой договор.

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Как отражать сведения об удаленном работнике в табеле

Табель учета рабочего времени должен вести каждый работодатель, в нем он либо фиксируется отклонения от нормального рабочего дня, либо отражает ежедневно фактическую информацию о работнике.

Как отражать информацию о работе дистанционного работника в табеле учета рабочего времени, если нет возможности проконтролировать его рабочий процесс.

Рекомендуется данную процедуру проводить с помощью фиксации отклонений:

Дни осуществления рабочих обязанностей в табеле учета рабочего времени никак не обозначать. Пустые клетки автоматически будут восприниматься как явки, то есть полностью отработанный рабочий день без каких-либо отклонений.

© 2019 Трудовые законы для каждого · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru

​Дистанционный сотрудник — это работник, который выполняет свои трудовые обязанности не на территории работодателя, а удалённо, общаясь с работодателем посредством телекоммуникационных сетей, чаще всего — интернета. Сотрудники, работающие дистанционно, не привязаны к определённому рабочему месту и в силу этого вправе выполнять оговоренные функции там, где им удобно.  

Тем не менее, такие отношения с работодателем также по закону будут считаться трудовыми, если будут носить регулярный характер и направлены на выполнение трудовых функций. Поэтому, оформление должно соответствовать Трудовому кодексу, а также иным нормам, распространяющимся на любые трудовые отношения.

Правовое регулирование

Удалённые сотрудники включаются в штат организации на общих основаниях, поэтому к оформлению таких граждан применяются общие правила главы 68 ТК РФ.

Ряд особенностей, связанных с особым характером правоотношений между сторонами, закреплены в главе 49.1 ТК РФ, которая была введена специально для регулирования труда удалённых работников. Например, в статье 312.1 даётся определение дистанционной деятельности, а в ст. 312.2 указаны особенности заключения трудовых договоров для таких случаев.

Дополнительно стоит обратить внимание на ФЗ «Об электронной подписи», так как в некоторых ситуациях документооборот требует подтверждение согласия лица посредством именно ЭЦП. Но это не значит, что она оформляется абсолютно во всех случаях. Иногда связь с работодателем реализуется через электронную почту, различные мессенджеры и так далее.

Законодатель установил, что рабочее место обязательно должно соответствовать определённым требованиям, а в договоре прописываются конкретные условия труда (статья 57 ТК РФ). Но в случае приёма сотрудника удалённо, данное условие исключается (пункт 3 статьи 3 ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Кто может работать удалённо

Очевидно, что не каждый сотрудник может быть принят на условиях дистанционной деятельности. Как минимум, необходимо, чтобы рабочие функции могли быть выполнены без явки к работодателю. На практике удалённо трудятся люди творческого или научного труда, например, писатели, журналисты, дизайнеры, программисты и так далее.

Удалёнными сотрудниками будут признаваться только те граждане, что заключили соответствующий трудовой договор. Если условие об удалённом характере отношений не указано в тексте соглашения, то они будут иметь иной характер.

Понятия дистанционной и надомной деятельности не идентичны. Надомный работник выполняет работу дома, и он вправе привлекать членов семьи. Дистанционный сотрудник не привязан к какому-то месту и общается с работодателем преимущественно через коммуникационные системы.

Обмен документацией с дистанционными сотрудниками

Обмен документами — важный элемент трудовых отношений. Даже если «бумажная» деятельность сводится к минимуму или исключается вовсе, чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, нужно будет заключить с ним письменное соглашение.

Для этого доступно два варианта:

  1. Обмен документами по почте. Они направляются обычной почтой, но работодатель может потребовать направление заверенных у нотариуса идентичных экземпляров.
  2. Электронный документооборот. Для этого нужно будет оформить ЭЦП.

Конкретные условия обмена документацией прописываются в тексте трудового договора и могут быть изменены дополнительным соглашением.

Порядок приёма на работу дистанционного сотрудника

Приём сотрудника на удалённую работу осуществляется в несколько последовательных шагов:

После этого трудовые отношения считаются фактически оформленными. Гражданин и работодатель в результате начала трудовых отношений приобретают взаимные права и обязанности, связанные с выполнением оговоренных функций и оплатой труда. На эти случаи распространяются не только специальные положения, но и общие правила, связанные именно с удалённой деятельностью.

Процедура приёма

Фактический приём сотрудника на дистанционную работу осуществляется в несколько последовательных шагов. Для этого нужно:

  1. Принять стандартный перечень документов. Они могут быть переданы в электронном виде, но по требованию работодателя могут заверяться нотариусом и пересылаться почтой.
  2. Получить согласие на обработку персональных данных (часть 1 статьи 9 ФЗ «О персональных данных»). В выраженном согласии должны быть указаны реквизиты работодателя, работника, а также цель такой обработки.
  3. Ознакомить сотрудника с обязательными локальными актами, такими как распорядок дня, положение о выплате премий и так далее.
  4. Заключить трудовое соглашение. Договор может быть оформлен и до того, как фактически работник начнёт выполнять свои обязанности, и после этого, но не позже чем через трое суток с момента начала работы (статья 61 ТК РФ). В договоре должно быть указано, что работник оформляется для удалённой работы. В остальном он должен соответствовать общим правилам. Договор может быть направлен и в электронном виде. Но после его заключения работодатель направляет работнику бумажный экземпляр, не позднее трёх дней момента подписания.
  5. Оформить приказ о приёме на работу. Данный приказ — обязательный внутренний документ. Приказ должен отражать условия трудового договора (статья 68 ТК РФ). Ознакомление с приказом осуществляется через направление почтой или в электронном виде.
  6. Вписать данные в трудовую книжку. Сейчас этот шаг является не обязательным. Но нужно взять от гражданина письменное согласие на то, что такая запись будет отсутствовать. Если работник будет настаивать на внесении сведений в книжку, он должен будет направить её почтой, заказным письмом с уведомлением.
  7. Оформить оставшиеся документы, которые по договоренности сторон являются необходимыми.

Внимание! Сотрудник, работающий удалённо, самостоятельно будет оформлять себе пенсионное удостоверение, обратившись в нужное отделение ПФР (ч. 4 ст. 312.2 ТК), но после этого гражданин направляет сведения работодателю.

После этого работодатель регистрирует сотрудника в соответствующих фондах, например, ПФР и ФСС, руководствуясь общими правилами, применимыми и для обычных работников.

Содержание договора

Трудовой договор между работодателем, а также гражданином, принимаемым на дистанционную работу, заключается по общим правилам, но с учётом особых норм, применяемым только к такой категории правоотношений (статья 312.2 ТК РФ).

Документ обязательно должен содержать:

В текст могут быть внесены и иные особенности, связанные с дистанционным характером выполнения работ (См. образец трудового договора с дистанционным сотрудником)

Местом заключения соглашения считается адрес работодателя. Место работы указывается в случае, если есть такая необходимость. Такая же позиция и у Роструда, в письме от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1. В документе указывается, что местом выполнения работы считается домашний адрес или любой другой, по выбору работника. Однако, это не значит, что работник не может выполнять свои обязанности на другой территории. Место выполнения обязанностей указывается лишь тогда, когда это необходимо.

Практические особенности дистанционной работы

Дистанционным работником может быть не каждый. Чаще всего — это лица, которые выполняют какие-то функции, связанные с интеллектуальной или творческой деятельностью. На практике это программисты, писатели, журналисты и так далее. Нередко для удалённой работы нанимают тех, кто осуществляет функции по обзвону потенциальных клиентов или принятию звонков.

Нередко при оформлении «дистанционщика», возникает вопрос, «появляется» ли на месте его работы обособленное подразделение юридического лица? Таким считается только подразделение при наличие специально оборудованных рабочих мест. Соответственно, юридически подразделение возникать не может, так как удалённый сотрудник не привязан к конкретной локации и может выполнять свои обязанности, где угодно.

На практике удаленные работники часто оформляются по гражданско-правовым договорам, например, в качестве подрядчиков. Но если отношения носят регулярный характер и связаны с выполнением оговоренных функций, не направленных на достижение результата, они могут быть признаны трудовыми.

Принять на работу дистанционного работника можно, и в этом случае закон не устанавливает чёткой привязанности трудовых отношений к местоположению работодателя или иной другой конкретной местности. К таким договорам применяются общие правила трудовых отношений, но дополнительно вводятся свои особенности, оговоренные в главе 49.1 ТК РФ. Важно, чтобы обязанности, которые выполняет работник, могли быть выполнены из любой точки, а результат передавался работодателю через коммуникационные средства.

Все большую популярность набирает удаленный тип занятости. Это выгодно обеим сторонам. Сотрудник получает возможность не тратить время на дорогу до работы и обратно (что особенно экономит время в мегаполисах), перекусывать в любое время домашней едой, не находиться под гнетом раздражающего наблюдения и регламентировать режим работы на свое усмотрение. Для работодателя это экономия на аренде офисных площадей, на организации рабочего места (в некоторых случаях), на обеспечении сотрудника канцелярией, кофе и т.д. Тем не менее в России удаленные сотрудники пока составляют не более 1% от всех работающих. Поэтому для отдела кадров прием на работу дистанционного работника не такое уж привычное дело.

Как именно устроить

Прежде чем перейти к порядку трудоустройства, работодатель должен ответить себе на вопрос: «Что именно я хочу от этой рабочей единицы?» От того, нужен ли вам сотрудник в штате на постоянную работу или временный внештатный сотрудник для выполнения конкретной задачи, будет зависеть, каким образом рациональнее оформить трудовые отношения.

Итак, если ваша цель «поматросить и бросить», то есть имеется проект, и для него нет штатного сотрудника (при этом проект экспериментальный или эксклюзивный единичный), то, однозначно, вам подойдет договор гражданско-правового характера.

Если речь идет о постоянном трудоустройстве в штат, то нужен трудовой договор.

В зависимости от выбранного варианта, трудовые отношения и процесс оформления будут значительно отличаться.

Трудовые отношения в рамках ГПД

Основной плюс для работодателя: в этом варианте трудоустройства вы ничего не должны другой стороне, кроме оговоренного вознаграждения за качественно выполненную работу и отчисления страховых взносов в ПФР (ст. 420 НК РФ). По факту выполнения задачи подписывается акт выполненных работ и выплачивается вознаграждение. На этом отношения можно считать исчерпанными.

Чего не должен работодатель в случае заключения ГПД:

Чего не должен сотруднику работодатель, если это не прописано в договоре:

Кроме того, работодатель имеет право выбирать сотрудника по конкретным параметрам, не заботясь о вопросах дискриминации отдельных категорий граждан при приеме на работу.

Чего не должен работник работодателю:

Порядок оформления удаленного сотрудника при заключении ГПД

Процедура оформления трудовых отношений гражданско-правового характера упрощена до минимума действий. Писать заявление о приеме на работу сотруднику не нужно.

Перечень обязательных документов краток:

  1. СНИЛС.
  2. Паспорт или другой документ, подтверждающий личность.
  3. ИНН.

Документы об образовании и повышении квалификации работодатель запрашивает на свое усмотрение.

Договор заключается по форме работодателя, и в нем прописываются все тонкости трудовых взаимоотношений (образец).

При приеме на работу по ГПД работодатель не делает отметки в трудовой книжке работника.

Взаимодействие с дистанционным работником в рамках трудового договора

Трудовое законодательство определяет дистанционную работу как труд не на территории работодателя, при этом под его контролем и с применением каналов связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).

В процессе работы разрешено использовать электронный формат документов и электронные подписи.

На дистанционного сотрудника распространяются все правила и социальные гарантии по трудовому законодательству, наравне с обычными офисными сотрудниками.

Соответственно, и перечень документов при приеме на работу стандартный:

Порядок оформления трудового договора с удаленным сотрудником

Оформление трудового договора с дистанционным сотрудником возможно посредством обмена документами в электронном виде, но с последующей обязательной почтовой пересылкой документов на бумаге (отправка не позже трех дней с момента заключения договора). Заявление о приеме на работу также можно принять электронно с последующей отправкой по почте.

Если нет возможности представить остальные документы лично, можно принять их в виде нотариально заверенных копий. Трудовая книжка в таком случае пересылается почтовой отправкой с уведомлением.

Отметку в трудовой делать не обязательно, но возможно (по соглашению сторон).

Если для вашего удаленного сотрудника это первое официальное трудоустройство, то СНИЛС он получает самостоятельно.

При приеме на работу необходимо ознакомить сотрудника со всеми правилами внутренней трудовой дисциплины и локальными нормативными актами компании, регулирующими этот вопрос.

Составьте трудовой договор правильно:

  1. Все нюансы по организации рабочего места сотрудника (предоставите ли вы ему все необходимое оборудование либо рекомендуете его, как и в какие сроки будут компенсироваться затраты сотрудника на самостоятельную организацию рабочего места), порядок возмещения любых затрат, связанных с выполнением трудовой функции, порядок контроля выполнения работы обязательно нужно осветить в трудовом договоре (ст. 312.3 ТК РФ).
  2. В рамках обеспечения безопасности и охраны труда работодатель обязан организовать страхование от профзаболеваний и несчастных случаев, предоставить информацию об условиях охраны труда, провести расследование при несчастном случае при исполнении обязанностей, выполнять указания Государственной трудовой инспекции.
  3. Если вы хотите, чтобы сотрудник соблюдал общеустановленный в организации рабочий режим, то укажите это в трудовом договоре.
  4. При расторжении трудового договора с дистанционным сотрудником допускается обмен документами в электронном формате. При этом необходимо произвести организацию почтовой отправки оригиналов документов в день расторжения договора.

Пошаговый алгоритм трудоустройства дистанционного сотрудника

  1. Получение документов потенциального работника.
  2. Заключение трудового договора (электронно, затем отправка по почте в течение трех дней).
  3. Оформляется приказ о приеме на дистанционную работу. В нем пропишите, что сотрудник принимается дистанционно.
  4. Заведение личной карточки и личного дела сотрудника.
  5. Внесение записи в трудовую книжку (по обоюдной договоренности с работником).
  6. Ознакомление сотрудника со всеми необходимыми внутренними документами.
  7. Если такая должность ранее не была предусмотрена в штате вашей организации, необходимо внести изменения в штатное расписание.

Безусловно, такой вариант пополнения штата имеет плюсы и минусы. Плюсы мы описали в начале статьи. К минусам можно отнести риск недостаточного контроля удаленных штатных единиц и, как следствие, возникновение недопониманий. Но мировая практика показывает, что этого возможно избежать, если уделить достаточное внимание организации процесса. Например, подготовить адекватное выполняемым задачам программное и техническое обеспечение, выстроить режим самоконтроля и обратной связи, наладить систему отчетности.