Как предпринимателю принять сотрудника на работу в 2019 году

🕒

Как предпринимателю принять на работу сотрудников и во сколько они ему обойдутся?

Наемные работники увеличивают расходы предпринимателя  на зарплату, налоги и страховые взносы, а также прибавляют обязанности по отчетности перед государством.

Как ИП оформить на работу сотрудника

  1. Для официального трудоустройства человека на работу предпринимателю надо заключить с ним договор. Договора бывают трудовые и гражданско-правого характера (ГПХ). Подробнее о видах договоров ниже.
  2. Затем необходимо встать на учет в ПФР и в ФСС в качестве работодателя.

    В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 11 Закона № 167-ФЗ ИП-работодатель начиная

    с 2019 года не должен подавать заявление

    на регистрацию в качестве работодателя

    в ПФР

    :

    «физические лица, заключившие трудовые договоры с работниками, подлежат регистрации в территориальном органе ПФР в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня представления налоговыми органами в территориальные органы страховщика содержащихся в едином государственном реестре налогоплательщиков сведений о постановке на учет или снятии с учета данных физических лиц. Порядок передачи данных сведений определяется соглашением между страховщиком и налоговыми органами».

    Теперь у ИП нет обязанности подавать заявления в ПФР. Постановка на учет проводится в автоматическом режиме.

    Обязанность по постановке на учет в ФСС сохранилась

    .

    Срок для постановки на учет в ФСС в 2019 году — 30 дней с даты заключения договора с работником (ст. 6 ФЗ от 24-07-1998 № 125-ФЗ):

    Регистрация страхователей осуществляется в территориальных органах страховщика: 

    страхователей — физических лиц, заключивших трудовой договор с работником, по месту жительства страхователя на основании заявления о регистрации в качестве страхователя, представляемого в срок не позднее 30 календарных дней со дня заключения трудового договора с первым из принимаемых работников;

  3. Далее надо оформить документы о приеме на работу сотруднику (если был заключен трудовой договор, а не ГПХ):
    1. приказ о приеме на работу
    2. личная карточка сотрудника
    3. запись в трудовой книжке

Какой договор выбрать

Вид заключаемого договора зависит от задач, которые выполняет работник. Если работа носит разовый характер и сотрудник привлечен для выполнения конкретной, ограниченной по времени задачи, то заключается договор ГПХ (ремонт, создание сайта, рекламная кампания и т.д.)
Если сотрудник привлекается для постоянной работы, то такие отношения закрепляются трудовым договором (продавец, водитель, охранник и т.д.).

Ссылки на законодательство

Трудовой договор:

Глава 48.1. Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям.

Микропредприятием считается юридическое или физическое лицо, отвечающее критериям, установленным Федеральным законом от 24 июля 2007 года № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»:

Типовая форма трудового договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям (скачать по ссылке Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 N 858).

Раздел III «Трудовой договор», «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2014)

Глава 48 «Особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей — физических лиц», «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 31.12.2014)

Договора гражданско-правового характера:

Раздел IV, «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 31.12.2014)

По трудовому договору предприниматель должен обеспечить своего сотрудника социальными гарантиями. Это:

По договору ГПХ сотруднику предоставляется только то, о чем договорились при заключении договора.

По трудовым договорам платятся страховые взносы в полном объеме: взносы в ПФР, ФОМС, ФСС. По договорам ГПХ — только ПФР и ФОМС (без ФСС).

Несмотря на очевидную финансовую выгоду для предпринимателя от заключения договоров ГПХ, не стоит заключать с работником такой договор, если по сути отношения с нанятым человеком являются трудовыми. В случае проверки трудовая инспекция может признать такой договор трудовым со всеми последствиями — начислением взносов в ФСС, предоставлением отпуска и всех причитающихся выплат.

Как зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя

Для регистрации нужно обратиться в фонды с заявлениями и комплектом документов.  Сделать это надо не позднее 30 дней с даты заключения договора в ФСС. Штраф за просрочку регистрации в ФСС составляет 20 тыс. руб.

7. Регистрация страхователей, указанных в подпункте 2 пункта 3 настоящего Порядка, осуществляется территориальными органами Фонда по месту жительства физического лица на основании заявления о регистрации в качестве страхователя — физического лица (далее — заявление о регистрации физического лица), форма которого предусмотрена приложением N 2 к Административному регламенту Фонда социального страхования Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по регистрации и снятию с регистрационного учета страхователей — физических лиц, заключивших трудовой договор с работником, утвержденному приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 25 октября 2019 г. N 574н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 марта 2019 г., регистрационный N 31687), представляемого не позднее 30 календарных дней со дня заключения трудового договора с первым из принимаемых работников.

Документы для регистрации в ФСС

Порядок регистрации в ФСС и список документов  установлен Приказом Минтруда 202н:

Для регистрации в качестве страхователя физических лиц, указанных в подпункте 2 пункта 3 настоящего Порядка, помимо заявления о регистрации физического лица необходимы копии документа, удостоверяющего личность физического лица, и трудовых книжек принятых работников или трудовых договоров, заключенных с этими работниками.

  1. заявление о регистрации ИП в ФСС в качестве страхователя;
  2. паспорт физического лица (ИП);
  3. копия свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
  4. копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (при наличии);
  5. копии трудовых договоров или трудовых книжек;

Заявление о регистрации в ФСС можно отправить электронно через ГосУслуги (понадобится электронная подпись).

Документы для регистрации в ПФР <- Регистрация в ПФР отменена с 01.01.2017

  1. Заявление о регистрации ИП в ПФР в качестве работодателя
  2. Свидетельство о регистрации в качестве ИП
  3. Паспорт ИП
  4. Свидетельство о постановке ИП на учёт в налоговой (ИНН)
  5. Договор с работником.

В течение пяти дней фонды выдадут предпринимателю уведомления с номерами.

Регистрироваться в фондах в качестве работодателя нужно только когда впервые принимаешь сотрудника на работу, по всем следующим работникам дополнительной регистрации не требуется.

Как найти свое отделение ПФР для постановки на учета в качестве работодателя

С 1 января 2019 года НЕ НУЖНО вставить на учет в качестве работодателя в ПФР (ФНС).

С 1 января 2019 года лицам, производящим выплаты физическим лицам, в том числе организациям, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам; индивидуальным предпринимателям (в том числе главам КФХ), адвокатам, арбитражным управляющим, нотариусам, занимающимся частной практикой, иным лицам, занимающимся частной практикой и не являющимся индивидуальными предпринимателями; организациям по месту нахождения их обособленных подразделений, имеющим расчетный счет и начисляющие выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц не требуется обращаться в ПФР для регистрации и снятия с регистрационного учета.

Как оформить прием на работу сотрудника

Согласно ст. 68 ТК РФ необходимо сделать Приказ о приеме на работу по форме Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата № 1. Приказ оформляется датой трудового договора или более поздней, согласно условиям договора. В приказе обязательно должна присутствовать подпись работника.

По договорам ГПХ не нужно делать приказ о приеме на работу, заводить личную карточку сотрудника и делать запись в трудовой книжке. Оформляем сотрудника только по трудовым договорам.

Затем оформляется личная карточка сотрудника по унифицированной форме Т-2.

После вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу. Запись в трудовую книжку вносится в течение недели от начала работы.

Если у сотрудника это первое место работы, то трудовую должен завести работодатель. Кроме этого, на работодателе лежит обязанность завести работнику карточку пенсионного страхования (СНИЛС). При заключении трудового договора или договора гражданско-правового характера работодатель в течение двух недель отправляет данные сотрудника и заполненную анкету в территориальный орган Пенсионного фонда России. Страховое свидетельство со СНИЛС оформляется в течение трех недель, передается сначала работодателю, который выдает его сотруднику. СНИЛС работник может получить самостоятельно. Для этого в ПФР работнику нужно предъявить паспорт и заполнить анкету.

Ниже видео Как оформить работника

Какую отчетность сдавать по сотруднику в 2019 году

Отчитываться по сотруднику предпринимателю придется наравне с организациями, никаких преимуществ у ИП нет. Отчеты и налоговые расчеты по работникам сдаются в налоговую, ФСС и ПФР на протяжении всего года. Есть ежемесячные, квартальные и годовые.

Что сдавать по работникам в налоговую

Отчет о среднесписочной численности

В налоговую по сотрудникам необходимо сдавать отчет о среднесписочной численности. Этот отчет сдаётся один раз в год в январе до 20 числа за прошедший год (за 2019 год до 20 января 2019 г.).

2-НДФЛ и 6-НДФЛ

По НДФЛ за сотрудников подается Справка о доходах 2-НДФЛ по каждому работнику раз в год до 1 апреля. Кроме справки каждый квартал сдаем Расчет 6-НДФЛ по начисленным и оплаченным суммам налога. Срок сдачи последнее число первого месяца следующего квартала.

Срок подачи Расчета 6-НДФЛ в 2019 году:

Расчет по страховым взносам

Расчет по страховым взносам ежеквартально сдается в налоговую. Срок подачи – не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Срок подачи Расчета по страховым взносам в 2019 году:

Отчетность ИП по сотрудникам в ПФР

СЗВ-СТАЖ

В ПФР ежегодно сдается отчет СЗВ-СТАЖ в срок до 1 марта. За 2019 год сдаем до 1 марта 2019 г. Форму СЗВ-СТАЖ за 2019 год нужно будет подать до 1 марта 2019 года.

СЗВ-М

Отчет по форме СЗВ-М ежемесячный. Его ИП сдают по сотрудникам  каждый месяц в срок позднее 15-го числа следующего месяца.

Отчетность ИП в ФСС по сотрудникам

4-ФСС

В соцстрах каждый квартал сдается отчет по форме 4-ФСС. В 2019 году срок сдачи бумажного отчета не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (до 20 января, 20 апреля, 20 июля и 20 октября). Электронно сдать отчет можно до 25 числа этих же месяцев.

Если у ИП в течение года нет работников, сдавать РСВ и 4-ФСС не нужно.
Отчёты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ сдаем только при наличии выплат з/п по сотруднику в отчетном периоде. Нулевых 2-НДФЛ и 6-НДФЛ не бывает. Поэтому не отчитывайтесь, если весь год не платили физикам.

Какую зарплату платить работнику ИП

Размер заработной платы устанавливается с учетом региональных требований. Так по Москве с  2019 года минимальная зарплата составляет 18 781 руб. (ПП г.Москвы от 19.09.18 № 1114-ПП).

Для Московской области МРОТ установлен не ниже 14 200 руб. (cт. 1 закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ о МРОТ). В отдельных районах могут быть установлены свои размеры МРОТ. Так, в городе Мытищи Московской области минимальная зарплата в 2019 году не может быть меньше 18 460 руб. Эта величина установлена на период с 2019 по 2019 гг. начиная с 1 апреля 2018. Прочитать об этом можно в п.п. 2.4.1 Мытищинского территориального трехстороннего соглашения г.о.Мытищи.

Какую зарплату платить, если ИП зарегистрирован в Москве, а работник трудится в Московской области?

Следует применять областной МРОТ, т.к. работник осуществляет свою трудовую деятельность на территории Московской области. В данном случае не важно где находится работодатель (см. ч. 2 ст. 133.1 ТК РФ).

Сколько платить за сотрудника

Кроме самой зарплаты предпринимателю нужно удерживать и перечислять в бюджет налог с доходов физических лиц за своих сотрудников 13% от оклада. Т.е. при окладе в 15 тыс. руб. на руки работник получит 13 050 руб.

Дополнительно нужно заплатить взносы в фонды: в ПФР 22%, ФСС 2,9% + травматизм, ФОМС 5,1% — эти платежи ИП платит дополнительно к з/п работника за свой счет.

Для примера расчет налогов и взносов от з/п в 15 тыс. руб.

Зарплату положено выплачивать два раза в месяц равными частями (аванс и з/п) и перечислять налоги и взносы один раз в месяц.

И видео на закуску: Как ИП отчитываться за работников

Если бизнес растет, и вести его в одиночку уже сложно, предпринимателю приходится принимать на работу сотрудников. Но нужно помнить, что наемные работники — это дополнительные затраты и новые обязанности перед государством. Поэтому прежде чем взять на работу сотрудника, взвесьте все «за» и «против». В настоящей статье специалисты веб-сервиса «Контур.Эльба» помогут разобраться в вопросах, связанных с наймом работников.

Общий план действий при найме работника

Сразу оговоримся, что далее речь пойдет о привлечении сотрудников-россиян. Прием на работу иностранцев — это отдельный процесс, справиться с которым довольно непросто (см., например, «Как оформить работников из стран ЕАЭС и платить с их зарплаты налоги и взносы»).

Итак, если вы приняли решение о привлечении сотрудника, который является гражданином РФ, то последовательность действий будет такой:

  1. Заключите с сотрудником трудовой или гражданско-правовой договор.
  2. Оформите кадровые документы о приеме работника, если заключен трудовой договор.
  3. Зарегистрируйтесь в качестве работодателя в Фонде социального страхования, если работник оформлен по трудовому договору. Это нужно сделать только один раз — при найме первого работника.

Какой договор заключить с работником

С человеком, который будет выполнять для вас определенные работы (оказывать услуги) можно заключить трудовой или гражданско-правовой договор. Определиться с выбором договора поможет следующая таблица.

Что сравнивается

Трудовой договор

Гражданско-правовой договор

В каких случаях заключают

Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофер) и т.д.

Сотрудник нанимается для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.

Организация работы

Работник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи.

Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Исполнитель может трудиться в любое удобное для него время. Он вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.

Какими кодексами регулируется

Трудовой кодекс РФ

Гражданский кодекс РФ

Запись в трудовой книжке

Есть

Нет

Какие взносы платить за работника

На пенсионное страхование, на медицинское страхование, на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, «на травматизм».

На пенсионное страхование, на медицинское страхование, «на травматизм», если это прописано в договоре.

Социальные гарантии сотруднику

Регулярная выплата заработной платы, месячная зарплата не ниже МРОТ, оплачиваемый отпуск, выплата больничных и пособий, компенсации при увольнении.

Только те, о которых договорились с исполнителем при заключении договора.

Обратите внимание: не нужно оформлять гражданско-правовой договор только для того, чтобы сэкономить на взносах и сократить обязательства перед работником. Если по всем признакам ваши отношения с работником похожи на трудовые — заключайте трудовой договор. Замена одного договора на другой может привести к неприятным последствиям, если контролирующие органы или сам работник обратятся в суд. Так, если суд признает  гражданско-правовой договор трудовым, придется перечислить взносы, заплатить штрафы, выполнить требования трудового законодательства (зарплата, отпуск, больничные и т.д.). Поэтому при выборе договора отталкивайтесь от роли работника в вашем бизнесе: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы. Подробнее см. «Отличия между трудовым договором и договором ГПХ: как не ошибиться при оформлении «временного» сотрудника».

Рассчитывайте зарплату и НДФЛ со стандартными вычетами в веб-сервисе

Оформление трудовых отношений: какие документы понадобятся

Кадровые документы, которые будут упомянуты ниже, составляются в том случае, когда ИП заключает с работником трудовой договор. Если вы оформляете гражданско-правовые отношения, то все эти документы не нужны.

Шаг 1. Получите от сотрудника следующие документы:

Если работник устраивается на работу впервые, оформите для него трудовую книжку и пенсионное свидетельство. Медицинский полис (полис ОМС) сотрудник оформляет самостоятельно.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока человек является вашим сотрудником. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью (при ее наличии), а оригиналы этих документов верните работнику. Паспортные данные работника нужно переписать, так как они понадобятся для заполнения кадровых документов и отчетов в госорганы, но хранить копию паспорта сотрудника запрещено.

О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книге учета движения трудовых книжек. А покупку бланков трудовых книжек и их расход учитывайте в приходно-расходной книге.

Шаг 2. Попросите сотрудника написать заявление о приеме на работу. Это не обязательно, но на практике используется почти всегда.

Шаг 3. Оформите и подпишите трудовой договор. При его составлении нужно учитывать положения статьи 57 Трудового кодекса. Можно также использовать типовую форму. Трудовой договор необходимо оформить в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у вас.

Составляйте и распечатывайте трудовые договоры в веб-сервисе

Шаг 4. Ознакомьте работника с локальными актами, если они есть. К таким актам относятся следующие документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, положение о коммерческой тайне, должностные инструкции и другие. Можно отказаться от оформления локальных актов и включить все необходимые условия в трудовой договор.

Шаг 5. Оформите приказ о приеме на работу. Дата приказа не может быть раньше даты заключения трудового договора. С приказом необходимо ознакомить работника под роспись.

Шаг 6. Оформите личную карточку работника. Удобнее распечатать ее на тонком картоне или плотной бумаге.

Шаг 7. Сделайте запись в трудовой книжке в течение недели со дня заключения трудового договора.

Оформление недостающих документов: СНИЛС и трудовая книжка

Если у человека, который оформляется на работу впервые, нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства, то ваша задача их оформить.

Пенсионное свидетельство (СНИЛС)

СНИЛС — это страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе обязательного пенсионного страхования. Он указывается на пенсионном свидетельстве  (зеленой карточке, которую выдает Пенсионный фонд). СНИЛС должен быть у каждого работника, так как этот номер нужен для составления отчетности. Чтобы оформить пенсионное свидетельство на работника, нужно предпринять следующие действия:

  1. Возьмите у работника заявление, составленное в произвольной форме. Например, такое.
  2. Заполните анкету по форме АДВ-1. В ней должна стоять подпись работника.
  3. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
  4. Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП на бумаге или в электронном виде.
  5. Через 5 рабочих дней заберите из отделения ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
  6. Выдайте сотруднику пенсионное свидетельство и попросите его расписаться в ведомости.
  7. Верните сопроводительную ведомость с подписью работника в ПФР.

Трудовая книжка

Трудовую книжку нужно оформить в течение недели со дня приема сотрудника на работу. Алгоритм действий такой:

  1. Возьмите у работника заявление о выдаче трудовой книжки.  В нем должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки. Например, человек оформляется на работу по трудовому договору впервые, или прежняя трудовая книжка была потеряна.
  2. Заполните титульный лист трудовой книжки.
  3. Сделайте запись о приеме на работу.

Рассчитывайте зарплату, взносы и НДФЛ в веб-сервисе

Сообщение в ФСС о найме первого работника

С 2017 года индивидуальные предприниматели обязаны сообщать о найме первого сотрудника только в ФСС. Это нужно сделать в двух случаях:

Зарегистрироваться в ФСС нужно в течение 30 календарных дней после подписания договора с работником. Если не успеть, то ИП-работодателю грозит штраф, размер которого зависит от периода просрочки. Штраф в размере 5 000 рублей придется заплатить в том случае, если просрочка составила менее 90 дней. Если же опоздать с подачей документов на больший срок, то величина штрафа увеличится до 10 000 рублей.

Для регистрации в ФСС в качестве страхователя понадобятся:

До 2017 года ИП сообщали о найме работников не только в ФСС, но и в ПФР. Но с 2017 году уплата страховых взносов контролируется налоговой службы, поэтому Пенсионный фонд перестал регистрировать ИП-работодателей. Единственный вид страховых взносов, который не перешел под контроль налоговиков, — взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (взносы на «травматизм»). Их по-прежнему нужно перечислять в Фонд социального страхования. Именно для этой цели предприниматели должны зарегистрироваться в ФСС в случае найма на работу сотрудника.

Что будет, если всего этого не делать?

Выше мы перечислили лишь основные действия, которые нужно совершить при найме работников. Помимо этого у ИП-работодателя появятся и другие обязанности. Например, провести спецоценку условий труда на рабочих местах, вести график отпусков и табель учета рабочего времени, вовремя выдавать зарплату, оплачивать отпуска и больничные.

Рассчитывайте зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Есть мнение, что соблюсти все перечисленные выше правила нереально, а оформление кипы документов при приеме работников — пустая трата времени. Однако нужно помнить о том, что если контролирующие органы обнаружат нарушения трудового законодательства, то штраф для ИП будет большим. Вот несколько примеров:

Обратите внимание: недавно зарегистрированные предприниматели (или их бухгалтеры) могут в течение года бесплатно пользоваться специальной бухгалтерской программой для ИП. Это веб-сервис «Контур.Эльба», который позволяет вести учет доходов и расходов, рассчитывать сумму фиксированных взносов и налоги при УСН и ЕНВД, готовить отчетность и сдавать ее через интернет. Бесплатно работать в программе могут те ИП, с даты регистрации которых в качестве предпринимателя до регистрации в «Контур.Эльбе» прошло менее трех месяцев.

Бывают случаи, когда ИП сам создает себе рабочее место, например, открывает мастерскую по ремонту обуви. Но чаще предпринимателям требуются сотрудники. Многие занимаются розничной торговлей и нуждаются в продавцах.

Очень важный момент, это правильное оформление сотрудника на работу. Здесь ошибки могут вылиться в конкретную сумму.

Давайте рассмотрим, как правильно взять на работу людей в свою фирму.

С новым сотрудником нужно заключать договор. В зависимости от условий работы, заключаются два вида договоров Трудовой или Гражданско-правовой.
Это зависит от того, какой характер работы предполагается, постоянный или временный.

Это два принципиально разных документа, имеющих существенные отличия.

Трудовой договор предполагает:

Все договорные отношения в этом случае регламентирует Трудовой кодекс

При Гражданском договоре, вы договариваетесь с работникам о всех условиях и вписывайте это в него, трудовую не оформляете. В данном случае опираетесь на Гражданский кодекс.

В обоих случаях подаются сведения в страховые фонды. Это Пенсионный фонд, фонд обязательного медицинского страхования и только в случае заключения Трудового договора, подаются данные еще и в ФСС (страховые взносы: декрет, несчастные случаи, профзаболевания). И все эти взносы, ИП как работодатель обязан за работника выплачивать.

Еще один важный момент: иногда предприниматели вместо Трудового договора заключают Гражданский. Например,берут на работу продавца, и что бы сэкономить на отчислениях, оформляют Гражданский договор. Это опасно. Если работник обратится в суд о признании такого договора трудовым, то, скорее всего, он его выиграет. И предпринимателю придется оплатить все, что он недоплатил, будь этот договор трудовым.

Как правильно оформить прием сотрудника

Сразу скажу, что в случае ИП, вы не обязаны вести полный кадровый учет. Есть определенные унифицированные формы, которые ведутся в отделах кадров на предприятиях. Но, некоторые документы, все-таки, стоит завести.

Возьмите у работника ксерокопию паспорта, трудовую книжку и СНИЛС (страховое пенсионное свидетельство – такая зеленая карточка). Что касается трудовой, если человек впервые устраивается на работу, то трудовую книжку вы обязаны ему завести. И страховое свидетельства, кстати, то же.
У военнообязанных дополнительно нужно взять копии документа о воинском учете и возможно документы об образовании
. Например, для оформления фармацевта в аптеку, нужен диплом и сертификат. Для некоторых специальностей понадобиться медицинская книжка.

Заявление о приеме на работу писать не обязательно, это по вашему желанию.

Далее составляете договор.

Как составить трудовой договор

В статье 57 Трудового кодекса, прописаны требования к этому договору. Обязательно должна быть прописана должность, на которую поступает сотрудник, рабочее время, условия работы, сведения об отпусках. Должны быть прописаны условия оплаты труда.

Не забудьте правильно прописать должностные обязанности. Можно прямо из должностной инструкции сделать вставку. То, что в договоре не прописано, сотрудник делать не обязан.

При наличии должностных инструкций, работник в договоре, должен расписаться, что с ними ознакомлен.
Делается два экземпляра договора, один вам, другой работнику. Пусть на вашем экземпляре распишется, что получил договор на руки.

Рекомендую сделать еще два документа: приказ о приеме на работу, как прописано в 68 статье ТК и личную карточку по форме Т-2.

Теперь осталось только сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Сейчас полис обязательного медицинского страхования оформляет работник самостоятельно.

Вот в принципе и все. Но еще немного хочу рассказать о регистрации в социальных фондах.

Регистрация во внебюджетных фондах

Когда вы взяли человека на работу, у вас есть тридцать дней, что бы зарегистрироваться в пенсионном фонде в качестве работодателя (в ФСС – десть дней).
Нужно прийти в пенсионный фонд с документами по ИП (это свидетельство о регистрации и постановке на учет в налоговой), своим паспортом и трудовым договором на работника. Там напишите заявление и после регистрации, вам выдадут извещении, что вы зарегистрированы в качестве работодателя.

Если не успеете вовремя подать сведения, на вас наложат штраф – пять тысяч рублей. Если этот процесс у вас затянется более чем, на 90 дней, тогда придется выложить десять тысяч.

Для ФСС, возьмите еще кроме этих документов еще и трудовые работников и справку об открытии счета в банке. То же не нужно затягивать, здесь штраф при Трудовом договоре уже двадцать тысяч рублей, а при гражданском – пять и десять, как в ПФР и просрочки те же. Но, гражданский договор регистрируют, только если там прописана такая необходимость. В остальных случаях регистрация ФСС не нужна.

Прием на работу сотрудников, это большая ответственность и нужно относиться серьезно к каждой мелочи при заключении трудовых отношений.

Индивидуальный предприниматель (он же – ИП) занимается коммерцией на собственный страх и риск без образования юридического лица. Но это не значит, что он всё должен делать один. Поэтому возникает вполне закономерный вопрос: как ИП нанять работника, чтобы ни у одной из сторон впоследствии не возникло проблем?

В этой статье я на него отвечу. А также расскажу, можно ли ИП нанять сотрудника без оформления и как это сделать. Но давайте со всем поэтапно.

Как ИП устроить работника: пошаговая инструкция

Для начала необходимо разобраться с ограничением по численности штата. В частности, если ИП работает по патенту, то он может принять максимум 5 человек. Если частный предприниматель использует ЕНВД, то ему разрешён штат до 100 человек. В противном случае он потеряет право на льготы согласно НК РФ. Причём считаются все сотрудники вне зависимости от их формы занятости (полная или частичная), местоположения и т. д.

Итак, как же индивидуальному предпринимателю устроить работника в свой бизнес? В действительности всё не очень и сложно:

  1. Бизнесмену необходимо оформить трудовой договор в письменном виде в 3 экземплярах. Можно воспользоваться шаблоном в Интернете, а можно обратиться к юристам. Чтобы с договором не возникало проблем, он не должен противоречить действующему законодательству, главным образом – трудовому.

  2. Предпринимателю надо издать приказ о приёме такого лица на работу и указать его должность.

  3. Дальше следует подать документы в Фонд соцстраха (ФСС) и в Пенсионный (ПФР) о том, что предприниматель теперь выступает в качестве работодателя. В первое учреждение данные нужно отослать в рамках 10 дней после заключения договора. Для обращения в ПФР у ИП есть целый месяц.

  4. Ознакомить под роспись сотрудника с инструкцией или же с правилами работы.

  5. Оформить личную карточку работника по форме Т2. Её можно скачать в Интернете.

  6. Составить график отпусков для нового сотрудника и ознакомить с ним.

  7. Оформить трудовую книжку по установленным правилам.

  8. Составить расписание штата и ознакомить под роспись с ним сотрудника.

  9. Заключить с новым сотрудником договор о матответственности, если это актуально.

Обратите внимание на то, что выше перечислены далеко не все документы. Некоторым работодателям, например, важно соблюдение коммерческой тайны. Это всё тоже следует надлежащим образом оформить. Если работнику для выполнения своих непосредственных обязанностей требуется получить допуск, то ИП придётся подготовить соответствующий пакет документов. Особое внимание уделяется технике безопасности: с правилами пользования электроприборами и т. д. тоже желательно ознакомить в письменном виде.

Может показаться, что устроить ИП на работу сотрудника довольно сложно. Но если разобраться с общим алгоритмом, то в дальнейшем будет легче. Многие действия начинают выполняться уже автоматически.

Небольшой лайфхак: можно нанять сотрудника по кадрам и делегировать ему все полномочия в связи с решением этого вопроса. Конечно, с оформлением его самого придётся повозиться. Зато потом будет проще!

Помимо прочего, понимание того, как официально устроить работника к индивидуальному предпринимателю, убережёт того от большого количества проблем. В частности, в 2019 году бизнесмену, на которого работают неофициально, угрожает следующее:

То есть последствия могут быть достаточно серьёзными. Поэтому ИП лучше разобраться с тем, как устроить сотрудника официально, чтобы можно было спокойно заниматься бизнесом. Это также позволяет привлечь хороших сотрудников и больше контролировать выполнение ими своих обязанностей.

Как ИП нанять работника без оформления?

Как уже и говорилось, есть определённый предел, после которого частному предпринимателю нельзя будет увеличивать штат. Поэтому многие начинают интересоваться, как индивидуальному предпринимателю устроить работника без оформления. И можно ли это в принципе сделать.

Вообще в подобной ситуации есть 2 варианта:

Первое означает, что сотрудник будет работать нелегально со всеми сопутствующими рисками и потенциально возможными негативными последствиями. Комментировать возникающие здесь опасности отдельно я не вижу смысла: выше уже всё сказано.

Что же касается второго варианта, то если физическое лицо трудится временно и скорее оказывает какие-то услуги, с ним можно заключить такой вот договор. Например, на выполнение конкретного заказа. И в подобной ситуации разбираться индивидуальному предпринимателю с тем, как нанять работника, что делать с оформлением, не придётся. Дело в том, что гражданско-правовой договор не касается трудовых отношений. То есть бизнесмен не выступает в роли работодателя, следовательно, ему не нужно будет иметь дело с ФСС и с ПФР.

Чтобы заключить подобное соглашение, нужно просто составить договор, касающийся выполнения работ или оказания услуг. В целом можно ориентироваться на типовые формы таких контрактов.

Но учтите, что гражданско-правовой договор порождает свои нюансы. В частности, стороны теперь будут равноправными, то есть не возникает начальника и подчинённого. Бизнесмен не предоставляет социальных гарантий, но и в ответ официально не может требовать соблюдения конкретного графика, регулярного посещения офиса. Основной смысл такого соглашения – в оказании услуги или в выполнении работы. А вот как именно такая цель будет достигаться, неважно.

Риск переквалификации гражданско-правового договора в трудовой

Многие ИП, не желающие разбираться с оформлением, заключают гражданско-правовые договоры вместо трудовых. Но если они при этом требуют от сотрудников регулярного посещения офиса, соблюдения определённой дисциплины, то есть отношения между ними по факту складываются рабочие, подчинённый может обратиться в суд за защитой своих прав. И тогда договор принудительно переквалифицируют, а предпринимателя будут ждать неприятности.

Во-первых, ИП заставят компенсировать сотруднику все соцгарантии. Работник также вправе подать на возмещение морального ущерба.

Во-вторых, происходящее не может не заинтересовать налоговую, которая с большой долей вероятности устроит внеплановую проверку. Дело в том, что заключение подобного договора – это ещё и способ уклониться от налогов. Так что ФНС РФ очень чутко реагирует на такие моменты.

Неофициальная работа на ИП: что ещё стоит иметь в виду?

Некоторые бизнесмены, особенно начинающие, часто привлекают к себе на помощь друзей, родственников и так далее. Естественно, всё это никак не оформляется в большинстве случаев. Если речь идёт о разовых ситуациях, то проблем с законом не будет. Но если на ИП работает на постоянной основе официально незарегистрированный в качестве сотрудника человек, то проверяющие органы могут обратить на это внимание. И здесь наличие родственных или других связей не имеет значения.

Индивидуальному предпринимателю всё же стоит официально оформлять каждого сотрудника. Причём неважно, работает ли он полдня, весь или даже всего несколько дней в рамках одного месяца. Достаточно одной тщательной проверки или одного недовольного работника, чтобы у ИП появились серьёзные проблемы.

Сам процесс оформления проще, чем может показаться: нужно только заполнять соответствующие формы. А по отдельным моментам можно обратиться даже в ФНС РФ: они обязаны давать ответы на вопросы, касающиеся, как минимум, грамотного отчисления налогов.

Одним словом, ситуацию с оформлением сотрудника лучше не запускать: себе дороже. Во всех смыслах.

После прочтения остались вопросы?

Напишите мне на почту, заполнив форму ниже, и я помогу разобраться в проблеме! Либо воспользуйтесь одним из следующих контактов:

Телефон: +7 (495) 221-89-91 E-mail: [email protected]

Комментарии

Если ИП принимает на работу сотрудников, при оформлении документов нужно руководствоваться требованиями ТК РФ. Такая процедура мало чем отличается от подобной при приеме нового работника в организацию. А вот то, какие действия нужно совершить предпринимателю при оформлении людей и особенности труда наемных работников, если их трудовые функции выполняются для ИП, описано в главе 48 ТК РФ.

Согласно статье 303 Трудового Кодекса Российской Федерации индивидуальный предприниматель (ИП) может принимать на работу сотрудников. Для этого нужно:

  1. Принять от кандидата заявление и документы;
  2. Получить согласие на обработку персональных данных;
  3. Ознакомить кандидата с локальными актами;
  4. Заключить трудовой договор;
  5. Издать приказ о приеме на работу;
  6. Внести запись в трудовую книжку;
  7. Оформить прочие документы.

Заявление о приеме на работу (шаг 1)

Трудовыми нормами не возлагается на граждан обязанность подавать заявление о приеме на работу. Оно составляется для ведения кадрового учета.

Физическое лицо пишет лишь текст в свободной форме. В документе указывается:

К заявлению прикладывается пакет документации, указанной в статье 65 ТК РФ. В перечень входит:

В некоторых ситуациях закон может предъявлять дополнительные требования к документам. Так, несовершеннолетние граждане обязаны предоставить справку о прохождении медосмотра.

Получение письменного согласия на обработку персональных данных (шаг 2)

ИП является по сути оператором персональных данных. Перед подписанием трудового договора с сотрудником он должен получить его согласие на обработку личной информации.

Бланк документа не утвержден. Он составляется с учетом требований статьи 9 Закона от 27.07.2006 года № 152-ФЗ. В тексте нужно указать:

После составления документа гражданин должен его подписать и проставить дату.

Ознакомление с внутренней документацией ИП (шаг 3)

Перед подписанием трудового договора, вновь принятого работника необходимо ознакомить с локальными актами субъекта хозяйствования. Данный факт фиксируется распиской гражданина. В стандартный перечень входят:

Если ИП имеет признаки микропредприятия, то он вправе отказаться от локальных актов. Все вопросы, касающиеся трудовой функции, фиксируются в договоре.

В случае, когда ИП утратил статус субъекта малого предпринимательства, он должен разработать необходимую внутреннюю документацию не позднее 4 месяцев со дня исключения из реестра.

Заключение трудового договора (шаг 4)

Согласно статье 56 ТК РФ отношения между работником и нанимателем регламентируются трудовым договором. Контракт следует подписать не позже трех рабочих суток с момента начала профессиональной деятельности гражданина.

Унифицированный бланк соглашения не утвержден. Предприниматель вправе разработать его самостоятельно. Однако, в контракт нужно вписать сведения, указанные как обязательные, в статье 57 ТК РФ:

Документ заполняется в двух экземплярах. Один хранится у ИП, второй передается гражданину под роспись.

Если при составлении договора возникли затруднения, рекомендуется воспользоваться примерным бланком, утвержденной Минтрудом в постановлении от 23.07.1998 года № 29. Нужно помнить и о том, что наниматель вправе установить испытательный срок.

Следует знать! Предприниматель не обязан заверять трудовое соглашение печатью. Он вправе ее изготовить и использовать на свое усмотрение.

Если контракт заключается до момента начала работы, то в тексте нужно указать дату подписания и дату, с которой физическое лицо должно приступить к профессиональной деятельности.

ИП вправе заключить срочное трудовое соглашение. Основания для этого указаны в статье 59 ТК РФ.

Как правильно указать должность сотрудника?

Должность пишется в полном соответствии со штатным расписанием. Если это требование нарушено, то к ИП может быть применена административная санкция по части 1,2 статьи 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа при этом составляет 1 000-5 000 руб. В случае повторного нарушения он увеличивается до 10 000-20 000 руб.

Важно! За не заключение трудового договора и заполнение соглашения с нарушениями предусмотрено административное наказание по части 4, 5 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф равен 5 000-10 000 руб. В случае повтора– 30 000-40 000 руб.

Издание приказа о приеме на работу (шаг 5)

После подписания трудового контракта необходимо подготовить приказ. В него вписываются следующие данные:

Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Сделать это нужно до окончания трех рабочих суток с момента вступления в должность. Отметка об ознакомлении проставляется на бланке.

Если с составлением приказа возникли затруднения, рекомендуется воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 года № 1. Хотя, для предпринимателей они носят рекомендательный характер.

Внесение записи в трудовую книжку (шаг 6)

На ИП возложена обязанность по заполнению трудовых книжек на всех работников. Однако, исключения все же имеются. Допускается не заполнять документы в следующих ситуациях:

Запись делается на основании информации, содержащейся в приказе о приеме на работу.

Данные вписываются в таком порядке:

Пример: «Индивидуальный предприниматель Кравцов Александр Викторович принял на работу Стовбун Елену Владимировну на должность помощника руководителя по основному месту работы».

Нужно помнить! Порядок ведения трудовых книжек установлен Минтрудом в постановлении от 10.10.2003 года № 69. Роструд дает разъяснения в письме от 31.10.2007 года № 4414-6.

Ответственность за кадровый учет при этом возлагается на предпринимателя.

Если гражданин впервые оформляется на работу, предприниматель должен завести ему трудовую книжку.

Нужно ли предпринимателю вести журнал учета трудовых книжек?

По общему правилу ИП обязан вести два специальных журнала:

Журналы ведутся на основании постановления Минтруда от 10.10.2003 года № 69.

Оформление других документов (шаг 7)

На каждого служащего заводится личная карточка по форме № Т-2 и СНИЛС.

Личная карточка Т-2

ИП должен вести трудовые книжки на трудоустроенных лиц. Их нужно знакомить под роспись с каждой вносимой записью. Для этих целей ведется личная карточка по форме № Т-2.

СНИЛС

Если у физического лица отсутствует СНИЛС, наниматель оформляет его по собственной инициативе на основании письменного заявления. Исключение составляют дистанционные работники. Они обязаны оформлять документ сами.

Должен ли ИП оформлять полис ОМС?

Сотрудник должен самостоятельно подать заявление на получение полиса ОМС. Сотрудники страховой медицинской организации проконсультируют, как оформить документ.

Вопросы

Как принять на работу бывшего госслужащего?

При оформлении к предпринимателю бывшего госслужащего, следует проверить, должен ли он выполнять требования антикоррупционного законодательства. Если он подпадает под требования Закона от 25.12.2008 года № 273-ФЗ, нужно запросить согласие специальной комиссии. В противном случае на ИП будет наложено административное наказание по статье 19.29 КоАП РФ. Штраф равен 2 000-4 000 руб.

Может ли ИП принять на работу самого себя?

В случае регистрации гражданина в качестве ИП его деятельность не расценивается как трудовая. Поэтому к самому себе поступить на работу он не может. Также ИП не вправе начислять и выплачивать себе зарплату. Вознаграждением является прибыль от предпринимательской деятельности (письмо Роструда от 27.02.2009 года № 358-6-1).

Вправе ли предприниматель принять на работу генерального директора?

На практике должность генерального директора создается в организациях. Вместе с тем ИП также выступают в качестве нанимателей и вводить в штатное расписание любую должность. Применительно к ИП генеральный директор не является органом управления. Он вправе представлять интересы нанимателя по доверенности. Полномочия служащего нужно прописывать в должностной инструкции.

При оформлении на работу сотрудников ИП не только несет какие-то дополнительные затраты. Он наделяется и новыми обязательствами как перед новым работником, так и перед государством. И от того, каким образом заключается контракт и от условий, прописанных в нем, зависит объем этих обязанностей.