Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт в 2019 году

🕒

В организациях персональная или личная информация о сотрудниках в подавляющем большинстве случаев содержится в кадровой и специальной бухгалтерской документации. Смена гражданского паспорта влечет за собой изменение персональной информации и именно поэтому нужно знать о том, как правильно в таких ситуациях оформляются кадровые бумаги.

Разумеется, смена фамилии штатных сотрудников влечет за собой внесение поправок во многие свидетельства.

Однако на основании актуальных регламентирующих нормативных актов можно сделать вывод о том, что, например, в оформлении дополнительных трудовых соглашений необходимость не наблюдается.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Эта информация представляется в трудовых договорах на основании соответствующей специальной документации. Что касается фамилии, что она указывается со ссылкой на паспорт.

Статья 57. Содержание трудового договора

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В дальнейшем соответствующие договоры должны быть в обязательном порядке дополнены недостающей информацией. При этом сведения вносятся прямо в текст или же может быть составлен дополнительный документ. Оформление обязательно должно быть произведено в письменном формате.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Смена персональной информации в некоторых случаях довольно существенно влияет на ход карьеры, а государственные отчисления в виде пенсий или пособий. Именно поэтому работники всех учреждений должны сообщать в кадровый отдел своего работодателя обо всех изменениях своевременно.

Зачастую происходит смена:

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие:

Что должны делать кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт

Наиболее проблемной ситуацией для сотрудников кадровых отделов различных организаций считается смена одним из работников гражданского паспорта. Это может произойти в результате чрезвычайной ситуации, например, при потере или в случае плановой замены после достижения возраста 20 и 45 лет.

Скачать образец заполнения заявления для получения паспорта при достижении 20 лет

Скачать образец заполнения заявления для обмена паспорта в 45 лет

Необходимость совершения замены в указанных случаях в полной мере регламентируется Постановлением Правительства РФ №828 от 8 июля 2019 года.

Алгоритм действий полностью идентичен тому, который применяется при изменении персональных сведений. Однако, в рамках рассматриваемой ситуации будет меньше бумаг, в которые потребуется вносить поправки.

Среди таких бумаг выделяются:

В любом случае, основным документом для замены персональных данных после смены фамилии является заявление, составляемое работником.

Обычно используется следующий образец:

Руководителю ООО «Египет»

Антонову Л.К.

От сотрудника PR-отдела

Самойловой. Е.В.

Заявление

В связи с получением нового гражданского паспорта, прошу внести поправки в кадровые и прочие организационные документы, в которых содержится прежняя паспортная информация.

Приложения: копия паспорта РФ.

Самойлова Е.В.

15 марта 2019 года.

На основании вышеуказанного заявления руководство организации должно в обязательном порядке сформировать специальный приказ, в котором будут в полной мере перечислены все мероприятия, инициируемые для отражения поправок во всей документации. Образец представлен ниже:

ООО «Египет»

Приказ № 2345/КП от 16 марта 2019 года

В связи с полученным от Самойловой Е.В. прошением, в котором она уведомляет руководство нашей организации о смене персональных данных,

Приказываю:

Генеральный директор: Мишкин П.Н.

В дальнейшем, на основании изданного приказа должен быть сформирован дополнительный договор и прикреплен к основному соглашению.

Образец такого документа имеет следующий вид:

Дополнительный договор к трудовому соглашению от 12 января 2019 года №35-тд

Город Нижний Новгород

20 марта 2019 года

ООО «Египет», представленное в лице Генерального директора Мишкина П.Н., осуществляющего свою деятельность на основании положений организационного Устава, с одной стороны и Самойловой Е.В. с другой заключили настоящий дополнительный договор в связи с изменением персональной информации работника.

Образец заявления о смене фамилии в отдел кадров

Пошаговая инструкция

В кадровый отдел по месту своего постоянного трудоустройства должен обратиться сам сотрудник. На основании представленных сведений уполномоченным исполнителем происходит отражение изменений в учетной документации.

Общий порядок внесения исправлений о персональных сведениях сотрудника предусматривает следующий алгоритм действий:

Первый этап Сотрудник учреждения обязуется предоставить в пользу работодателя заявление, оформленное в письменном виде, содержащее в себе прошение о внесение изменений в учетную документацию компании. Кроме того, требуется в обязательном порядке сменить ИНН и полис обязательного медицинского страхования.
Второй этап Остальные мероприятия осуществляются уполномоченным представителем кадрового отдела. Во-первых, он занимается разработкой произвольной формы приказа на основании предоставленной работником заявительной документации. Эта бумага в дальнейшем проходит регистрацию в специальном журнале, содержащем в себе актуальные сведения о штате компании и передается под роспись самому сотруднику и ответственному работнику бухгалтерии.
Третий этап
  • Все планируемые изменения вносятся в личную карту сотрудника, оформленную, в свою очередь, на бланке Т-2. Также происходит указание всех свидетельств, выступающих в качестве оснований изменения. Устаревшая информация зачеркивается простой чертой, а поверх нее вписываются актуальные данные.
  • На этом же этапе кадровики занимаются проставлением своих подписей и дат совершения изменений. Все документальные основания могут быть в соответствии с законом указаны в разделе о дополнительных сведениях личной карты сотрудника.
Четвертый этап
  • На данном этапе можно вносить изменения в действующую трудовую книжку. В соответствии со специальным Постановлением Правительства РФ «225 от 16 апреля 2019 года, а также с пунктом 2.3 Регламента о заполнении трудовых книжек, смена сведений о фамилии, дате рождения или образовании производится работодателем на основании паспорта, брачных свидетельств, дипломов и прочих документов.
  • Все поправки вносятся на титульный лист книжки. Для реализации данной процедуры чертой перечеркивается устаревшая запись, после чего на свободном месте документа прописываются новые сведения. Актуальные ссылки на название соответствующей документации, ее номер и дату проставляются на обложке рассматриваемого рабочего документа и заверяются непосредственным работодателем.
  • В данных рамках рекомендуется не забывать и о учетных книгах движения трудовой документации, а также о вкладышах к ним, где также указывается информация о ФИО каждого конкретного сотрудника.
Пятый этап
  • На основании положений действующей инструкции, связанной с обеспечением эффективного функционирования учета в рамках воинской обязанности граждан РФ, которая, в свою очередь, была в 2019 году утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации №500, для военнообязанных сотрудников представители кадровой службы должны внести соответствующие поправки и в документы воинского учета.
  • Изменения семейного положения, данных об образовании, должности, фактического места проживания, или ухудшение состояния здоровья до показателей инвалидности, вносятся в специальный журнал учета и передаются сотрудникам под личной подпись.
Шестой этап
  • На основании требований, в полной мере прописанных в Инструкции о порядке персонифицированного учета застрахованных граждан, в случае изменения сотрудником организации персональной информации о фамилии, уполномоченный представитель кадровой службы должен в обязательном порядке предоставить в территориальное отделение Пенсионного Фонда РФ заявление о смене свидетельства о страховании.
  • Образец соответствующей заявительной документации в подавляющем большинстве случаев составляется по формам АДВ-2 м АДВ-6, которые, в свою очередь, были утверждены Постановлением Пенсионного Фонда Российской Федерации № 192п от 31 июля 2019 года. В соответствии с пунктом №14 рассматриваемой Инструкции, новое страховое свидетельство выдается работнику в течение 7 дней.
  • Для подтверждения получения обновленного документа каждый конкретный сотрудник должен проставить свою подпись в специальной ведомости. После этого в течение 30 дней с момента получения свидетельства сотрудником организации, непосредственный страхователь должен передать ведомость в отделение ПФР.
Седьмой этап В случае, если персональная информация изменяется у непосредственного руководителя компании, то уполномоченному кадровому исполнителю придется совершить дополнительные операции.

Например, при совмещении руководства организацией с учредительством кадровик вместе с компетентным юристом должен в обязательном порядке внести поправки в учредительную документацию и Устав компании.

Восьмой этап Далее требуется направить уведомления об изменении фамилии сотрудника в территориальную налоговую службу по месту юридической регистрации компании.

Для этого учреждение должно передать соответствующую информацию в единый государственный реестр юридических лиц в течение 3 дней с момента получения руководителем нового гражданского паспорта. Это требование полностью регламентируется статьей 5 Федерального Закона №129 от 2019 года.

Девятый этап При возникновении острой необходимости требуется уведомить о факте совершенных изменений территориальные отделения ФСС и ФОМС.
Десятый этап Требуется обязательно осуществить смену зарплатных банковских карт. Это устанавливается специальным Постановлением Центробанка РФ №28 от 14 сентября 2019 года об открытии счетов в финансовых организациях, в том числе носящих депозитный характер.

Пенсионное свидетельство и трудовая книжка

Кадровый сотрудник должен в каждом конкретном рассматриваемом случае исправлять внутреннюю документацию организации, вносить поправки в компьютерную базу данных и трудовую книжку.

В подавляющем большинстве случаев в организационной или учредительной документации организации содержатся личные данные о сотрудниках. При изменении этих сведений нужно обязательно провести корректировку.

Например, в следующих бумагах:

Для внесения изменений непосредственным работодателем изготавливается соответствующий приказ. Поправки, вносимые в трудовую книжку, вносятся на основании пункта 2.3 действующей Инструкции к заполнению рабочих документов. Информация, размещенная на титульном листе, зачеркивается шариковой ручкой, а рядом происходит вписывание актуальных данных.

Помимо прочего, главный бухгалтер должен обязательно позаботится о получении для сотрудника компании нового свидетельства страховании.

Если работник сменил свой основной документ для удостоверения личности, то на него нужно также оформить новое пенсионное свидетельство и номер свидетельства СНИЛС. Это обуславливается тем, что по данному номеру поступает большинство взносов, формирующих будущие пенсионные выплаты.

Стоит отметить, что данные о СНИЛС прописываются в расчете РСВ-1 Пенсионного Фонда. Именно поэтому, если рассматриваемый номер будет сформирован на основании устаревших реквизитов, то уполномоченные представители ПФР могут не принять отчет в обработку.

Для смены СНИЛС происходит заполнение заявление по форме АДВ-2. Нормы составления данного бланка утверждаются Постановлением Пенсионного Фонда РФ №192 п от 31 июля 2019 года. В заявлении в каждом конкретном случае происходит указание прежней информации о сотруднике и реквизиты нового гражданского паспорта.

Что касается нового идентификационного налогового номера, то его не нужно переоформлять в силу того, что при изменении фамилии ИНН физических лиц не претерпевает изменений. Об этом говорится в Приказе ФМС РФ от 29 июня 2019 года.

Исправление трудового договора

Конечно, персональные сведения о сотруднике, содержащиеся в трудовом соглашении, должны быть в обязательном порядке изменены на актуальные данные. Однако, важно помнить о том, что действующее федеральное законодательства не определяет четкие правила исполнения соответствующего мероприятия. Обычно используется несколько вариантов внесения поправок.

В первом случае происходит формирование дополнения к основному документу, где прописывается дата изменения договора. В данных рамках происходит перечисление мест текста, в которые нужно внести изменения.

Статья 72 действующего Трудового Кодекса Российской Федерации на данном случае вовсе не устанавливает требования по заключению соглашения в силу того, что фактически условия договора остаются прежними.

Что касается второго способа, то он является немногим более сложным. Подразумевается внесение поправок прямо в тексте трудового соглашения. Это актуально для всех экземпляров документа.

Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Устаревшая фамилия зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее все же можно было прочитать. Затем на свободном месте указывается обновленная информация.

Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации не требуется проставление организационной печати.

Рекомендуется помимо прочего поправить раздел с реквизитами сторон – в него также требуется внести обновленные данные о паспортной информации конкретного работника. Неисполнение указанных требований приводит к тому, что трудовой договор может потерять свою юридическую силу.

Штраф за несвоевременное оформление паспорта

 должен быть обязательно погашен, т.к. наступит дополнительная административная ответственность в виде заключения под стражу.

Смотрите тут, как ускорить получение паспорта.

Список документов для получения паспорта можете увидеть далее.

Я ищу «что делать если сотрудник предоставил измененные паспортные данные через год?» и не могу найти нужное. Возвращаясь к вопросу предоставления сотрудником паспортных данных через год в отдел кадров, после получения документа, вы написали, что все доп.соглашения нужно переподписывать. Хотелось бы уточнить в связи с чем? Это как-то регламентировано в законодательстве? как избежать работодателю в лице кадровой службы переподписки документов? Жду ответа. Благодарю!

Ответ на вопрос:

Все документы оформляются текущим числом. Так как работник представил новый паспорт работодателю спустя год, то можно составить акт в присутствии не менее двух свидетелей о дате представления документов.

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека.

Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», «персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация«.

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми. В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника.

Таким образом, с предоставленного работником нового паспорта снимите копию, которую после внесения всех изменения подшейте в личное дело работника. На основании данного паспорта внесите изменения в трудовой договор и личную карточку работника.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2
к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475

г. Москва 22.10.2012

«Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения.

1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 545177 выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 22.10.2012».

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Работодатель:

«Альфа»
Адрес: 125008, г. Москва,

ул. Михалковская, д. 20
ИНН 7708123456, КПП770801001

р/с 4070281040000001111
вАКБ «Надежный»
к/с30101810400000000222
БИК044583222

Работник:

Зайцева Виктория Николаевна
паспорт серии 46 02 545177
выдан УВД Воскресенского р-на

Московской обл. 22.10.2012
Адрес регистрации: 125373,

г. Москва, бул. Яна Райниса,д. 24, корп. 2, кв. 474

___________________ А.В. Львов ________________ В.Н. Зайцева

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) _______________ В.Н. Зайцева
22.10.2012

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет

И.И. Шкловец

При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст. 57 ТК РФ). В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места. Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru

17.12.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Для получения законных оснований на реализацию такой процедуры не будет достаточно устного обращения самого заинтересованного лица. В обязательном порядке требуется предоставление доказательной базы, оформленной в письменном виде.

Основания для внесения изменений в трудовые документы По состоянию на 2019 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Оформляем кадровые документы при — изменении личных данных работника

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Эта информация представляется в трудовых договорах на основании соответствующей специальной документации.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы.

Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии.

Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника.

Оформляем кадровые документы при — изменении личных данных работника

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Сотрудник сменил паспорт

Сотрудник поменял паспорт, в котором указана другая дата рождения.

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии.

Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника.

Какие предпринимать действия: изменения в трудовой книжке, надо ли заменять СНИЛС, ИНН и на какой документ ссылаться об изменении даты рождения Чтобы подкорректировать сведения, работодатель издаст соответствующий приказ о внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие данные работника.

Кроме того, на тех документах, которые оформлены на бумаге, надо будет зачеркнуть старую фамилию и записать новую. И заверить эту запись подписью кадровика. Вообще законодательство не обязывает это делать, тем не менее, чтобы избежать недоразумений с проверяющими, лучше внести коррективы. Бухгалтер должен заказать новое страховое пенсионное свидетельство на работника. Если сотрудник поменяла паспорт, на него нужно получить новое пенсионное свидетельство с номером СНИЛС.

Сотрудник сменил паспорт по возрасту

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы.

После смены паспорта, в какие учреждения нужно предоставлять данные?

После смены паспорта , в какие учреждения нужно предоставлять данные?

Пожалуйста, будьте взаимовежливы Работник во время ежегодного оплачиваемого отпуска заболел. К концу отпуска он приносит работодателю листок нетрудоспособности и заявление с просьбой продлить отпуск на количество дней нетрудоспособности.

есть ли статья за не предоставления данных Статьи за непредоставление данных нет. Но при смене паспорта (например при утере или смене фамилии), когда поменялись серия и номер в Ваших же интересах самому (самой) поставить в известность те органы (организации), с которыми Вы имеете дело. Поставить в известность нужно банки, в которых у Вас есть дебетовые или кредитовые карты, вклады, кредиты, ипотека.

  1. в налоговую о смене Вашего паспорта сообщит уже работодатель или Вы сами, если являетесь ИП
  2. в учебное заведение, если учитесь
  3. сообщить о смене паспорта на работе (отдел кадров)
  4. органы соц защиты, если вы там на учете

Органы ЗАГСа в обязательном порядке передают данные в ФМС (Федеральная миграционная служба) Статьи нет.

Всё о дополнительном соглашении к трудовому договору о смене фамилии: образец документа

При смене работником фамилии его документы должны быть приведены в соответствие с новым паспортом.

Как проводится по закону изменение паспортных данных в трудовом договоре, что для этого нужно, каков алгоритм действий работодателя? Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником.

В ст. 57 ТК РФ сказано, что в трудовой договор (далее – ТД), наряду с иными сведениями, вносятся ФИО. При возникновении обстоятельств, приведших к смене фамилии, и на этом основании получении нового основного персонального удостоверения – паспорта, требуется в обязательном порядке корректировка ТД.

Сотрудник, как только получит новые персональные документы, должен немедленно предоставить оригиналы и копии кадровику.

Сотрудник сменил паспорт

Сотрудник поменял паспорт, в котором указана другая дата рождения. Какие предпринимать действия: изменения в трудовой книжке, надо ли заменять СНИЛС, ИНН и на какой документ ссылаться об изменении даты рождения Чтобы подкорректировать сведения, работодатель издаст соответствующий приказ о внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие данные работника. Кроме того, на тех документах, которые оформлены на бумаге, надо будет зачеркнуть старую фамилию и записать новую.

И заверить эту запись подписью кадровика. Вообще законодательство не обязывает это делать, тем не менее, чтобы избежать недоразумений с проверяющими, лучше внести коррективы. Бухгалтер должен заказать новое страховое пенсионное свидетельство на работника.

Если сотрудник поменяла паспорт, на него нужно получить новое пенсионное свидетельство с номером СНИЛС.

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Для получения законных оснований на реализацию такой процедуры не будет достаточно устного обращения самого заинтересованного лица. В обязательном порядке требуется предоставление доказательной базы, оформленной в письменном виде.

Основания для внесения изменений в трудовые документы По состоянию на 2019 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Если это первое, то и номер его будет №1 к ТД такому-то от такой-то даты.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Какой приказ нужно оформить в случае изменения у работника личных данных?

Аналогичный порядок внесения исправлений непосредственно в текст документа определен, например, и Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации» В соответствии со ст. 45 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред. от 05.04.2013)нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Таким образом, если в трудовой договор просто внести исправление путем зачеркивания одной фамилии и внесения иной фамилии, то работник просто будет лишен возможности, при необходимости нотариально заверить копия с этого документа.

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Пример такого доп. соглашения приведен в п. 2 приложения к ответу Образец внесения изменений в трудовую книжку приведен в подборке материалов Системы. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет И.И. Шкловец При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке.
Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст. 57 ТК РФ). В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Сотрудник сменил паспорт по возрасту

Важно

Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой, кадровый работник сверит с ними предоставленные копии. Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).

Важно! Сами индивидуальные номера останутся теми же, ведь вся предыстория касается одного и того же человека. Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы, ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента, они или зависнут, или будут возвращены обратно.

Изменение паспортных данных сотрудника

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт. Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф. Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт.
И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор. Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника. ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2к трудовому договору от 14 мая 2019 г. № 475 г. Москва 22.10.2012 «Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2019 г.
№ 475 (далее – Трудовой договор) следующие изменения. 1.

Если изменились паспортные данные работника

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

Внимание

Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Если у сотрудника изменились паспортные данные

Как внести изменения в трудовой договор? Корректировать персональные данные сотрудника со слов нельзя, как недопустимо просто зачеркнуть сведения, ставшие неактуальными, и надписать новые. Следует провести ряд процедур, но на основании оригиналов новых бумаг и обращения сотрудника. Потребуются такие документы: Заявление адресуется руководителю предприятия, далее указывается, чье это обращение.

Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию. Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление: Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак. Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись.

Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Инфо

Далее, согласно п. 17 Инструкции, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР. Шаг 7 Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Изменились паспортные данные сотрудника

Об утверждении Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации». Таким образом, можно сделать вывод, что до официального внесения всех изменений в персональные данные сотрудника, она должна подписываться старой фамилией, чтобы вы могли ее идентифицировать. Следовательно, в заявлении о смене фамилии сотрудница должна указать свою девичью (фамилию до регистрации брака) фамилию – как фамилию заявителя. Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы: • трудовой договор по правилам внесения недостающих сведений (ст. 57 ТК РФ); • личную карточку (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2019 г.

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

В карточке Т-2 впишите новые паспортные данные, подпись лица, который внес новые данные и дату. О доплатах мастерам спорта читайте подробнее по ссылке. Широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника. ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2к трудовому договору от 14 мая 2019 г. № 475 г.

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Сотрудник сменил паспорт В первую очередь человек должен написать заявление на смену фамилии и приложить к этому заявлению копии подтверждающих документов. Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака. Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство.

Внимание

А еще — получить в налоговой обновленный ИНН. Все копии данных документов надо отдать в кадровую службу. Шаг второй. Приказ После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю. Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику.

Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы. Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Инфо

Мужчин, сменивших фамилии, было всего трое. Каждый из них после вступления в брак брал фамилию жены, так как своя была неблагозвучной. Крайне редко бывает, что люди меняют отчества или имена. На моей практике такого не было. Также редки случаи, когда фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер.

В этой ситуации процесс оформления происходит сложнее. Внесением изменений в учредительные документы занимаются бухгалтеры или юристы, они же подают сведения в ИФНС и т.д. Но это нужно делать, если директор собственник или акционер, а не наемный работник.
Если у директора или главбуха меняются имя, отчество или фамилия, то необходимо делать замену всех банковских документов.

Работник поменял паспорт действия кадровика

Важно

Вместо этого оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где изменяем пункты с ФИО и персональными данными сотрудника. Все-таки трудовой договор — это очень серьезный и важный документ. Важно К личному делу сотрудника при смене фамилии надо обязательно приложить копии его новых документов.

Фото: Depositphotos Зарплатная карта Если сотрудники в организации получают зарплату по пластиковым картам, то специалисту по кадрам или бухгалтеру необходимо сообщить данные в банк. Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника Замена загранпаспорта важна в первую очередь лично для сотрудника: чтобы не возникло проблем при выезде, если его направят в командировку за границу

Документ, удостоверяющий смену фамилии: А) паспорт Б) свидетельство о заключении брака В) свидетельство о расторжении брака Г) свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества Мнение HR-менеджер Александра Сергачева: — В моей практике в основном меняли фамилии женщины.

Мужчин, сменивших фамилии, было всего трое. Каждый из них после вступления в брак брал фамилию жены, так как своя была неблагозвучной. Крайне редко бывает, что люди меняют отчества или имена.На моей практике такого не было.

Также редки случаи, когда фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер.В этой ситуации процесс оформления происходит сложнее.

В какие кадровые документы следует внести изменения при смене паспорта?

Справка Закон не требует составлять новый договор с сотрудником, сменившим фамилию. Но для того, чтобы в будущем не возникло проблем и недоразумений, юристы советуют составлять дополнительное соглашение к трудовому договору. Важно Основные документы, которые предоставляет сотрудник при смене фамилии, имени или отчества в отдел кадров:

Документ, удостоверяющий смену фамилии: А) паспорт Б) свидетельство о заключении брака В) свидетельство о расторжении брака Г) свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества Мнение HR-менеджер Александра Сергачева: — В моей практике в основном меняли фамилии женщины.

Если работник меняет паспорт

DepositPhotos В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать — в материале Шаг первый. Заявление Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам.

Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму. Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика. Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные.

Сотрудник сменил паспорт

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы.
Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта КадроVIP (для профессионалов) Руководителю.

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

Изменение данных в личной карточке работника В личную карточку работника вносятся соответствующие изме­нения в сведения о работнике, а также указываются реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений. Изменив­шиеся данные следует зачеркнуть одной чертой и сверху указать новые, сделать ссылку на подтверждающие документы в разделе «Х. Дополнительные сведения», заверить изменения печатью, подписью работодателя или специально уполномоченного им лица.

Копии подтверждающих документов желательно хранить в личном деле работника (если полу­чено письменное согласие работника о передаче копий этих до­кументов).Действия работника без участия работодателя В данном случае речь идет о замене свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, полиса обязательного медицинского страхования и банковского лицевого счета работника.

Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде РФ в течение всей жизни застрахованного лица и не изменяется, при изменении персональных данных застрахованного лица новые данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете. Для передачи измененных персональных данных работника в Пенсионный фонд РФ работодателю необходимо оформить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ‑2 и опись документов по форме АДВ‑6-1. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости из ПФР.

Далее, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.